Vrijstelling doorstorting BV: KB legt voorwaarden vast voor akkoord tussen uitzendkantoor en klant-gebruiker

Ondernemingen waarin ploegen-of nachtarbeid (gewone ploegenarbeid, volcontinu of werken in onroerende staat) wordt verricht, kunnen onder strikte voorwaarden genieten van een vrijstelling tot doorstorting van bedrijfsvoorheffing.

Erkende uitzendkantoren die werknemers tewerkstellen in ondernemingen waarin in een systeem van ploegen- of nachtarbeid wordt gewerkt en hiervoor een premie toekennen, kunnen ook genieten van de vrijstelling tot doorstorting van bedrijfsvoorheffing.

Sinds 1 oktober 2022 hebben zij hiervoor het akkoord nodig van de klant-gebruiker.

Het KB van 16 september 2024 bepaalt nu de voorwaarden waaraan het akkoord moet voldoen:

Het uitzendkantoor en de klant-gebruiker moeten een schriftelijke overeenkomst sluiten waarin het volgende wordt toegelicht:

· het procedureel kader dat voorziet op welke wijze de vrijstelling tot doorstorting van bedrijfsvoorheffing wordt toegepast;

· op welke wijze het bewijs wordt geleverd dat aan alle toepassingsvoorwaarden van deze vrijstelling wordt voldaan.

Deze overeenkomst kan afzonderlijk worden gesloten, maar het is ook mogelijk om de bepalingen op te nemen in de commerciële overeenkomst die beide partijen met elkaar sluiten.

De overeenkomst moet minstens de volgende bepalingen voorzien:

· Verklaring door de klant-gebruiker

De klant-gebruiker moet na de uitvoering van de prestaties door de uitzendkracht een verklaring opmaken waaruit ondubbelzinnig blijkt dat de uitzendkracht voor die prestatie daadwerkelijk werd tewerkgesteld ofwel in een systeem van ploegenarbeid, ofwel in een systeem van volcontinu ploegenarbeid, ofwel in een systeem van nachtarbeid ofwel in ploegverband werken in onroerende staat heeft verricht op locatie.

Er moet tevens worden bevestigd dat de onderneming in de mogelijkheid is om het bewijs te leveren dat aan de toepassingsvoorwaarden daarvan is voldaan.

· Bis-variant

Als de klant-gebruiker de bis-variant toepast, moet in de hierboven vermelde verklaring ook het percentage worden opgenomen van de afwijking op de omvang van het werk dat voor de onderneming, die de uitzendkracht tewerkstelt, van toepassing is voor de maand waarin de prestaties door de uitzendkracht werden geleverd.

· Wijze waarop het uitzendkantoor het bestaan en het tijdstip van de verklaring kan aantonen

De schriftelijke overeenkomst moet ook vastleggen op welke wijze het uitzendkantoor schriftelijk en ondubbelzinnig het bestaan en het tijdstip van de verklaring van de klant-gebruiker aan de fiscale administratie kan aantonen.

De wijze waarop dit bewijs moet worden geleverd, werd niet bepaald.

· Garantie medewerking door de klant-gebruiker

Tevens moet er worden overeengekomen dat de klant-gebruiker de medewerking garandeert indien er aan het uitzendkantoor wordt gevraagd om het bewijs te leveren dat de uitzendkracht daadwerkelijk werd tewerkgesteld in ploegen- of nachtarbeid.

· Aansprakelijkheid klant-gebruiker

Tenslotte moet de aansprakelijkheid van de klant-gebruiker ten aanzien van het uitzendkantoor worden vastgelegd indien de klant-gebruiker heeft verklaard dat de uitzendkracht werd tewerkgesteld in ploegen- of nachtarbeid, maar het bewijs ervan niet levert.

Het KB geldt voor alle bezoldigingen die vanaf 1 januari 2025 worden toegekend of betaald.

Indien je als werkgever uitzendkrachten tewerkstelt en dus klant-gebruiker bent, heeft dit KB dus ook belangrijke gevolgen voor jou.

De nodige gegevens moeten immers tijdig en correct aan het uitzendkantoor worden meegedeeld. Tevens moet je de nodige bewijsstukken bijhouden. Indien je de nodige bewijzen niet kan leveren, kan men jou immers ook aansprakelijk stellen voor de schade die het uitzendkantoor lijdt.

Bron: Koninklijk besluit van 16 september 2024 tot vastlegging van de wijze waarop de ondernemingen die erkend zijn voor uitzendarbeid het akkoord moeten aantonen voor de toepassing van de in artikel 275/5 van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 bedoelde vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing en tot correctie van artikel 952 van het KB/WIB 92, BS 23 september 2024.