Alternatieve verloning in België : Onkostenvergoeding (2/8)

In deze reeks over alternatieve verloningsvormen in België wensen we bij Besox u als werkgever te helpen met het optimaliseren van uw loonmassa.

Video 2 : Kosten eigen aan werkgever / onkostenvergoeding

Hier hebben we het over kosten die de werknemer maakt bij het uitoefenen van zijn beroepsactiviteiten die vergoed kunnen worden door de werkgever. Dit kan op twee manieren:

• U kan de werkelijke kosten terugbetalen (hier zijn bewijsstukken van belang, zoals facturen, parkeertickets, treinkaarten…)
• Ofwel kan u een vast forfaitair bedrag toekennen (facturen, bonnetjes,… dienen hier niet bijgehouden te worden).

Een forfaitaire onkostenvergoeding is heel interessant. Het zijn aftrekbare kosten. Er dienen geen sociale bijdragen op worden betaald of belastingen op worden geheven. Doordat het zo voordelig is, controleren de RSZ en de belastingdienst streng. Zorg dus dat de terugbetaling enkel geldt voor werkelijk gemaakte kosten. Op vraag van de RSZ moet u als werkgever uw vergoedingssysteem kunnen motiveren. Dit kan met de hulp van geschreven documenten zoals het arbeidsreglement, dienstnota’s of bijlagen aan de arbeidsovereenkomst. Bovendien moet u kunnen aantonen dat u een forfaitair bedrag toekent aan de werknemers op basis van de tabel van de RSZ, de functieomschrijving en werkomstandigheden. Zowel voor de RSZ als voor de belastingdienst geldt een verjaringstermijn van 3 jaar.

In deze video geven we u een overzicht van de meest voorkomende forfaitaire onkostenvergoedingen.

• Maandelijkse bureaukosten voor werknemers die structureel thuiswerken
  • Eventueel ook een bijkomende maandelijkse internetvergoeding voor werknemers die eigen internetaansluiting en -abonnement professioneel gebruiken
  • Eventueel ook een bijkomende maandelijkse vergoeding voor de aankoop van een eigen PC die ook professioneel wordt gebruikt
• Maandelijkse bureaukosten voor huisarbeiders: 10% van het brutoloon (maar het brutoloon is beperkt tot het deel dat betrekking heeft op het telewerk)
• Maandelijkse kosten verbonden aan de auto die hoofdzakelijk voor beroepsdoeleinden wordt gebruikt, zoals:
  • Garagekosten
  • Parkingkosten
  • Carwashkosten
• Dagelijkse kosten voor werknemers die minstens 4 uur aaneensluitend onderweg zijn, zoals:
  • Baankosten wegens het gebrek aan faciliteiten
  • Baankosten voor een maaltijd (niet cumuleerbaar met maaltijdcheques)
• Verblijfskosten in België per nacht (voor avondmaal, logies en ontbijt) als de werknemer niet thuis kan overnachten
• Dagelijkse kosten voor werkkledij: voor de aankoop en/of voor het onderhoud
• Dagelijkse kosten die betrekking hebben op kledij van de werknemer die veel gewassen moet worden vanwege een vuile werkomgeving
• Dagelijkse kosten als de werknemer zijn eigen arbeidsgereedschap moet gebruiken

De bedragen die u kan toekennen indien deze kosten worden gemaakt, kan u nagaan in de tabel van de RSZ. Dit zijn trouwens maximumbedragen, een lager forfait kan u dus ook steeds toekennen.

Voor meer informatie kan u uiteraard steeds terecht bij uw payroll consulent.