U moet een werknemer tijdelijk vervangen? Gebruik een vervangingsovereenkomst

Eén van uw werknemers laat u weten dat hij een zware operatie moet ondergaan. Zonder bijkomende complicaties zal hij 4 maanden afwezig zijn.

In een dergelijke situatie kan het interessant zijn om een vervanger in dienst te nemen via een vervangingsovereenkomst. Met welke regels moet u rekening houden om te vermijden dat u achteraf voor onaangename verrassingen komt te staan?

Schorsingsoorzaak

Het is mogelijk om een vervangingsovereenkomst af te sluiten om een zieke werknemer te vervangen. Ook in de meeste andere gevallen van schorsing van de arbeidsovereenkomst (vb. jaarlijkse vakantie, zwangerschapsrust,…) is de vervangingsovereenkomst een optie.

De volgende schorsingsoorzaken laten echter niet toe om een vervangingsovereenkomst af te sluiten: het gebrek aan werk wegens economische oorzaken, tijdelijke werkloosheid wegens slecht weer, staking en lock-out en een vrijwillige arbeidsduurvermindering.

Sinds 15 februari 2018 is een vervangingsovereenkomst ook mogelijk ter vervanging van een werknemer in progressieve werkhervatting met toelating van de adviserend geneesheer van het ziekenfonds. De vervanging is mogelijk voor de uren dat een werknemer in progressieve werkhervatting niet komt werken.

Het is belangrijk om de reden van vervanging (vb. ziekte) duidelijk en volledig te omschrijven in de vervangingsovereenkomst. Bij een wijziging van de reden van de vervanging of de identiteit van de vervangen werknemer, moet ten laatste op het ogenblik van de wijziging een nieuwe vervangingsovereenkomst opgemaakt worden.

Duur

Beide partijen kunnen zelf overeenkomen of er een vervangingsovereenkomst voor onbepaalde duur dan wel bepaalde duur afgesloten wordt.

In ieder geval mag een vervangingsovereenkomst niet meer dan 2 jaar duren. Ook wanneer opeenvolgende vervangingsovereenkomsten worden gesloten, mag de totale duur de 2 jaar niet overschrijden. Het speelt daarbij geen rol of de schorsing die aan de grondslag van de vervangingsovereenkomsten ligt, dezelfde is gebleven.

Zelfs wanneer er een onderbreking is tussen de vervangingsovereenkomsten moet er rekening gehouden worden met de maximumduur van 2 jaar, behalve wanneer de onderbreking aan de werknemer toe te schrijven is.

Op deze maximumduur is één uitzondering voorzien: de vervangingsovereenkomst mag langer duren indien het gaat om een vervanging van een werknemer in voltijdse of deeltijdse loopbaanonderbreking.

Het niet-respecteren van de maximumduur heeft tot gevolg dat de regels van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur van toepassing zijn. Een beëindiging van dergelijke overeenkomst is enkel mogelijk mits betekening van de normale opzeggingstermijn of door betaling van een verbrekingsvergoeding overeenkomstig de duur van de opzeggingstermijn.

Beëindiging

Een vervangingsovereenkomst voor bepaalde duur loopt automatisch af op het einde van de afgesproken termijn: er dient geen opzeg gepresteerd te worden en er is geen verbrekingsvergoeding verschuldigd.

Bij de beëindiging van een vervangingsovereenkomst voor onbepaalde duur bij de terugkeer van de vervangen werknemer hangen de na te leven voorwaarden af van de formulering in de overeenkomst:

• er kan uitdrukkelijk bepaald worden dat de vervangingsovereenkomst bij de terugkeer van de vervangen werknemer automatisch beëindigd wordt, d.w.z. zonder opzeggingstermijn of verbrekingsvergoeding;
• er kan overeengekomen worden om een korte opzeggingstermijn na te leven, die kan ingaan daags na de dag waarop de opzegging betekend wordt (partijen kunnen afwijken van de normale regels).

Wanneer de vervangingsovereenkomst beëindigd wordt om een andere reden dan de terugkeer van de vervangen werknemer, dan moeten de normale opzeggingstermijnen gerespecteerd worden. Een automatische beëindiging of een verkorte opzeggingstermijn is in dat geval niet mogelijk.