Studenten tewerkstellen tijdens de kerstperiode: enkele aandachtspunten

Aangezien de kerstperiode eraan komt en je misschien van plan bent studenten in dienst te nemen om bijvoorbeeld de afwezigheid van je vaste medewerkers op te vangen of omdat je voor een piekperiode staat, zetten we nog even de aandachtspunten van studentenarbeid op een rij.

1. De studentenovereenkomst

De studentenovereenkomst dient voor elke student schriftelijk te worden opgesteld en dit ten laatste op het moment waarop de student in dienst treedt. Je dient deze studentenovereenkomst bij te houden op de plaats waar de student wordt tewerkgesteld. Verder dien je deze overeenkomst 5 jaar te bewaren na afloop van de tewerkstelling.

Op de eerste dag van de tewerkstelling moet de student een exemplaar ontvangen van het arbeidsreglement. Het is aangeraden om hiervoor een ontvangstbewijs te laten ondertekenen.

2. Feestdagen

Indien je een student aanwerft voor de volledige 2 weken van de kerstvakantie, heeft deze student recht op de uitbetaling van de feestdagen van Kerstmis (25 december 2024) en Nieuwjaar (1 januari 2025).

Indien je een student slechts voor de eerste week van de kerstvakantie aanwerft, zal je enkel de feestdag van Kerstmis moeten betalen.

Feestdagen die vallen na het einde van de studentenovereenkomst moet je, als werkgever, niet vergoeden wanneer de studentenovereenkomst minder dan 15 dagen duurde.

Wanneer de duur van de studentenovereenkomst 15 dagen t.e.m. 1 maand bedraagt, kan je gehouden zijn slechts 1 feestdag te betalen die binnen de 14 dagen valt na het einde van de overeenkomst.

Indien de student gedurende een periode van meer dan 1 maand in dienst van de onderneming is gebleven, kan je, als werkgever, gehouden zijn het loon voor de feestdagen, die vallen in de periode van 30 dagen die volgt op het einde van de studentenovereenkomst, te betalen.

Opgelet!

Een student tewerkstellen op 23 december 2024 en 24 december 2024, vervolgens van 26 december 2024 tot en met 31 december 2024 en tot slot van 2 januari 2025 t.e.m. 5 januari 2025, kan worden beschouwd als ‘misbruik’ alhoewel dat niet in zo in de wetgeving staat vermeld. Dat laatste is anders voor de studenten die via uitzendarbeid worden tewerkgesteld. De wetgeving inzake uitzendarbeid bepaalt expliciet dat feestdagen, die worden ingesloten tussen 2 overeenkomsten, als te betalen feestdagen moeten worden beschouwd.

TIP! We hebben het enkel over volledig ingesloten dagen. Indien de student opnieuw zou starten op 27 december 2024 of 3 januari 2025, geldt deze regel niet.

3. Sociale zekerheid

Studenten moeten aangegeven worden bij de RSZ. Hierdoor is de werkgever verplicht sociale zekerheidsbijdragen te betalen. Er is echter maar een beperkte ‘solidariteitsbijdrage’ aan de RSZ verschuldigd voor zover de student tewerkgesteld wordt:

• met een studentenovereenkomst;
• gedurende max. 600 uren per kalenderjaar;
• gedurende de periodes van niet-verplichte aanwezigheid in de onderwijsinstellingen.

De werkgeversbijdrage bedraagt 5,42%. De werknemersinhouding bedraagt 2,71%. Daarenboven is de werkgever voor het eerste, tweede en derde kwartaal van het jaar een bijzondere bijdrage van 0,01% ten voordele van het Asbestfonds verschuldigd.

Om iemand bij de RSZ aan te geven met toepassing van de beperkte solidariteitsbijdrage moet de werkgever kunnen bewijzen dat deze persoon effectief student is. Dit kan door minstens een bewijs van inschrijving te vragen van een (hoge)school of universiteit voor het lopende school- of academiejaar. Het is niet zo dat je als werkgever deze gegevens spontaan aan de RSZ dient te bezorgen, maar je moet deze ter beschikking houden om voor te leggen als erom wordt gevraagd.

4. Maximumduur studentenovereenkomst

De wet voorziet geen maximumduur voor het sluiten van dergelijke overeenkomst. Eenmaal de student gedurende 12 maanden ononderbroken bij dezelfde werkgever tewerkgesteld is, wordt zijn overeenkomst beheerst door de regels aangaande een gewone arbeidsovereenkomst.

Vanaf 12 maanden zullen de bijzondere regels voor studentenovereenkomst dus niet meer van toepassing zijn.

5. Maximale tewerkstelling van 600 uren per kalenderjaar

Studenten kunnen, zonder aan de normale sociale zekerheidsbijdragen onderworpen te worden, vanaf
1 januari 2023 maximum 600 uren per kalenderjaar werken gedurende de periodes van niet-verplichte aanwezigheid in de onderwijsinstelling. De regeling van maximum 600 uren is geldig tot en met 31 december 2024. Intussen werd een wetsvoorstel ingediend om de verhoging naar 600 uren permanent te maken vanaf 2025.

Om de uren te berekenen, wordt enkel rekening gehouden met de effectief gewerkte uren.

Indien het contingent van 600 uren overschreden wordt, krijgt de werkgever hiervan melding bij het verrichten van de Dimona en zullen de normale sociale zekerheidsbijdragen verschuldigd zijn.

Het is dus aangeraden om als (toekomstige) werkgever steeds een attest met het aantal resterende uren op te vragen bij de student om te controleren welke uren van zijn of haar contingent nog beschikbaar zijn onder de beperkte sociale zekerheidsbijdragen. De student kan zo’n attest genereren via de Student@work-app.

6. Einde van de studies

De RSZ aanvaardt dat de beperkte solidariteitsbijdrage nog van toepassing is tot en met 30 september van het jaar waarin de student in juni zijn studies beëindigt en zijn diploma behaalt. De tewerkstelling moet dan sociaal gezien ook de kenmerken van studentenwerk hebben; het mag niet gaan om een verdoken proefperiode van een gewone arbeidsovereenkomst.

Indien hij/zij zijn/haar studies vroegtijdig tijdens het school- of academiejaar beëindigt en zich officieel uitschrijft als student, kan hij/zij tijdens het resterende deel van het school- of academiejaar niet meer tewerkgesteld worden met een studentenovereenkomst, ook niet tijdens de vakantieperiode die volgt op de stopzetting van de studies.

7. Dimona

Uiterlijk op het ogenblik waarop de student prestaties begint te leveren en na het sluiten van de studentenovereenkomst, is de werkgever gehouden om een Dimona-aangifte te doen. Sedert 1 juli 2016 kan er gekozen worden of de solidariteitsbijdragen toegepast worden of niet. Het type werknemer dat in Dimona aangegeven wordt, zal uiteindelijk bepalen of er sprake is van de toepassing van solidariteitsbijdragen (STU) of niet (EXT-OTH).

Indien er gekozen wordt om een aangifte onder solidariteitsbijdragen te doen, moet de Dimona-aangifte STU gebeuren op basis van de studentenovereenkomst met vermelding van de datum in- en uitdienst. De Dimona-aangifte STU moet gebeuren per overeenkomst en per kalenderkwartaal, alsook steeds het aantal uren van tewerkstelling vermelden.

Sedert 2017 kan de werkgever enkel genieten van het gunstig sociale zekerheidstarief indien er een tijdige en correcte Dimona-aangifte STU wordt gedaan. Indien de Dimona niet of niet correct wordt gedaan, kunnen er aanzienlijke sancties worden opgelegd.