Mag u een ontslag per e-mail motiveren?

Een werknemer die ontslagen wordt, heeft op grond van de cao nr. 109 betreffende de motivering van het ontslag het recht om door zijn werkgever geïnformeerd te worden over de redenen die tot zijn ontslag geleid hebben.

Wanneer de werkgever de concrete redenen voor het ontslag nog niet heeft meegedeeld op het moment van het ontslag, dan kan de werknemer per aangetekende brief aan zijn werkgever vragen om de redenen voor zijn ontslag te kennen.

Bij een verbreking van de arbeidsovereenkomst moet de werknemer dit vragen binnen de 2 maanden na het einde van de arbeidsovereenkomst. Bij een ontslag met opzeggingstermijn, moet de werknemer dit schriftelijk vragen binnen de 6 maanden na de betekening van de opzegging, zonder evenwel 2 maanden na het einde van de arbeidsovereenkomst te kunnen overschrijden.

De werkgever is dan verplicht om zelf ook binnen de 2 maanden na ontvangst van de brief van de werknemer per aangetekende brief op deze vraag te antwoorden en de werknemer de concrete redenen voor het ontslag mee te delen.

De werkgever die vrijwillig uit eigen beweging het ontslag schriftelijk motiveerde, is niet verplicht om te antwoorden op het verzoek van de werknemer, voor zover deze mededeling de nodige elementen bevat die de werknemer toelaten om de concrete redenen te kennen die tot zijn ontslag hebben geleid.

De werkgever die de redenen niet of niet correct meedeelt aan de werknemer, zal een forfaitaire burgerlijke boete van 2 weken loon moeten betalen aan de werknemer.

We krijgen wel eens de vraag of het mogelijk is om de werknemer niet per aangetekend schrijven in kennis te stellen van de ontslagmotivatie, maar dit te doen per e-mail.

De rechtsleer is verdeeld, maar in een arrest van 17 mei 2019 sprak het Arbeidshof van Brussel zich hierover uit.

Een bediende wordt op 30 juni 2016 ontslagen met uitbetaling van een verbrekingsvergoeding van 9 maanden + 12 weken. Op het C4-document wordt vermeld dat het profiel niet meer voldoet aan de functie. Daarop vraagt de werknemer om de concrete redenen voor het ontslag mee te delen. De werkgever beantwoordt dit motiveringsverzoek tijdig met een e-mail.

Vervolgens vordert de werknemer een forfaitaire burgerlijke boete van 2 weken loon op grond van art. 7 van de cao nr. 109 wegens het niet correct meedelen van de ontslagreden.

De werkgever is van mening dat de werknemer zich schuldig maakte aan rechtsmisbruik omdat hij toepassing vraagt van de forfaitaire burgerlijke boete van 2 weken loon enkel omdat het antwoord niet met aangetekend schrijven werd gegeven, terwijl hij erkent dat hij op een andere wijze kennis nam van de ontslagreden.

De arbeidsrechtbank wijst de vordering van de werknemer af, maar de werknemer tekent hoger beroep aan.

Het Arbeidshof veroordeelt de werkgever alsnog tot betaling van de forfaitaire burgerlijke boete van 2 weken loon. De werkgever maakt immers geen gebruik van de mogelijkheid om uit eigen beweging de reden van het ontslag concreet mee te delen. In dat geval wordt hij niet ontslagen van de voorwaarde van art. 5 van de cao nr. 109 om de ontslagreden met aangetekende brief mee te delen.

Indien u een vraag tot ontslagmotivering krijgt, mag deze vraag dus niet per e-mail beantwoord worden. Het is niet alleen belangrijk om de concrete redenen tijdig mee te delen, maar ook om dit per aangetekend schrijven te doen.

Bron: Arrest Arbeidshof Brussel 17 mei 2019, 2018/AB/366.