Gemeenschappelijke interne dienst voor preventie en bescherming op het werk

Van zodra je één werknemer in dienst hebt, moet je een interne dienst voor preventie en bescherming op het werk oprichten. Aan het hoofd van de interne dienst staat de interne preventieadviseur.

In ondernemingen met minder dan 20 werknemers, mag de werkgever deze functie zelf uitoefenen. Zijn er 20 of meer werknemers, dient de interne preventieadviseur aan de onderneming verbonden te zijn met een arbeidsovereenkomst.

Het is mogelijk om één interne dienst op te richten voor verschillende ondernemingen (en dus één preventieadviseur aan te duiden die voor verschillende werkgevers werkt). Tot 1 juli 2024 had je daar echter de toestemming van de Minister van Werk voor nodig en moest er eerst een ingewikkelde administratieve procedure worden doorlopen.

Hierin is op 1 juli 2024 verandering gekomen voor “kleine gemeenschappelijke interne diensten”. Voor “grote gemeenschappelijke interne diensten” is nog steeds een toelating van de minister vereist.

1. Wanneer kan je een gemeenschappelijke interne dienst oprichten?

Elke groep van werkgevers, ongeacht of het om een kleine of een grote gemeenschappelijke dienst gaat, moet aan de volgende voorwaarden voldoen om een gemeenschappelijke interne dienst te kunnen oprichten:

• de gemeenschappelijke interne dienst is bevoegd voor alle werknemers die bij de betrokken werkgevers tewerkgesteld zijn;
• er bestaat een economische, juridische, geografische of technische band tussen de werkgevers;
• er wordt aangetoond dat een gemeenschappelijke interne dienst een duidelijke meerwaarde biedt voor de werkgevers en toelaat een doeltreffender preventiebeleid in te voeren in vergelijking met de individuele interne diensten van deze werkgevers (bv. omdat er dan meer tijd aan preventietaken kan worden besteed);
• er bestaat een akkoord tussen de werkgevers over de organisatie van een gemeenschappelijke interne dienst;
• elke werkgever duidt een contactpersoon aan;
• er bestaat een akkoord tussen de werkgevers in het geval zij een beroep wensen te doen op de deskundigheid inzake ergonomie, arbeidshygiëne of psychosociale aspecten op het werk;
• er bestaat een akkoord tussen alle comités voor preventie en bescherming op het werk over de oprichting van een gemeenschappelijke interne dienst, de aanstelling van de preventieadviseurs en hun prestatieduur.

2. Kleine gemeenschappelijke interne diensten

Een kleine gemeenschappelijke interne dienst moet sedert 1 juli 2024 geen toelating meer vragen aan de minister, maar enkel de oprichting van de dienst melden aan de algemene directie Humanisering van de Arbeid van de FOD WASO en een geactualiseerde lijst van de betrokken werkgevers overmaken.

Deze versoepelde procedure geldt voor een groep van werkgevers die niet meer dan 10 werkgevers telt, niet meer dan 2.000 werknemers tewerkstelt en niet over een eigen departement belast met medisch toezicht beschikt.

3. Grote gemeenschappelijke interne diensten

Het betreft een gemeenschappelijke interne dienst die wordt opgericht door een groep van werkgevers bestaande uit meer dan 10 werkgevers, of die meer dan 2.000 werknemers tewerkstelt, of die beschikt over een eigen departement medisch toezicht.

Voor de oprichting wordt een aanvraag ingediend bij de FOD WASO. De inspectie Toezicht Welzijn op het Werk controleert of de voorwaarden zijn vervuld, de minister verleent toelating via de publicatie van een ministerieel besluit. Deze procedure blijft ook na 1 juli 2024 ongewijzigd.

Bron: Koninklijk besluit van 26 maart 2024 tot wijziging van de codex over het welzijn op het werk, wat de gemeenschappelijke interne dienst voor preventie en bescherming op het werk betreft, BS 2 mei 2024.