Indemnités forfaitaires pour les frais de séjours en Belgique : circulaire du fisc apporte plus de clarté

Vous pouvez accorder à votre travailleur une indemnité forfaitaire pour rembourser les frais encourus lors de ses déplacements professionnels en Belgique. Si l’indemnité n’excède pas l’indemnité accordée par le gouvernement à son personnel, ce montant est considéré comme des coûts non imposables propres à l’employeur.

Un arrêté royal datant du 13 juillet 2017 modifie, à compter du 1^er septembre 2017, pour les membres du personnel fédéral les montants et les conditions des indemnités forfaitaires pour les voyages d’affaires.

Cet A.R. a également un impact sur le secteur privé, vu que les indemnités forfaitaires accordées par les pouvoirs publics à son personnel sont considérées comme une norme sérieuse pour le remboursement forfaitaire non-imposable des frais propres à l’employeur.

Un circulaire du fisc apporte plus de clarté sur l’impact de l’AR sur le secteur privé.

Indemnité forfaitaire journalière pour frais de repas

Un travailleur peut prétendre à l’indemnité forfaitaire journalière pour frais de séjour (repas) sous les conditions cumulatives suivantes :

• Le déplacement est d’une durée minimale de 6 heures ;
  • la durée du voyage de service est calculée à partir du départ du lieu de travail jusqu’au retour au lieu de travail à moins que le départ ait lieu directement du domicile ou que le retour ait lieu directement au domicile. Il faut alors tenir compte de cette durée ;
• Le déplacement ne donne pas lieu à la prise en charge du repas par l’employeur ou par un tiers ;
  • lorsque, dans le cadre d’une mission de service, un repas gratuit est offert par un client, un fournisseur, …., le travailleur n’a pas droit à l’indemnité. La même règle est d’application lorsque le travailleur participe à une réunion ou à un séminaire externe où le repas est offert ou compris dans le prix d’inscription ou lorsque le repas est offert gratuitement. Le travailleur ne peut pas non plus prétendre à l’indemnité s’il a la possibilité de prendre son repas dans un restaurant d’entreprise de son employeur où il exerce sa mission de service ;
• il n’y a aucun autre avantage de toute nature couvrant ces frais de repas

A partir du 1^er septembre 2017, le montant de l’indemnité forfaitaire journalière pour frais de repas s’élève à 16,73€.

Si l’employeur octroie des titres-repas pour indemniser les frais de repas lors de voyages de service en Belgique, l’intervention patronale dans le titre-repas doit être portée en diminution de l’indemnité forfaitaire.

Indemnité forfaitaire mensuelle et indemnité forfaitaire mensuelle pour l’accès à internet et les frais téléphoniques

L’indemnité mensuelle forfaitaire et l’indemnité forfaitaire pour accès à l’internet et frais de téléphone peuvent être accordées aux travailleurs et dirigeants d’entreprise qui exercent leur activité professionnelle dans des circonstances comparables aux membres du personnel de la fonction publique fédérale qui peuvent revendiquer ces indemnités. Cela concerne généralement les membres du personnel qui exercent une fonction itinérante.

Concrètement, cela signifie que si la fonction du travailleur implique des prestations régulières ayant lieu en dehors de l’entreprise (il s’agit généralement de travailleurs qui exercent une fonction itinérante), une indemnité forfaitaire mensuelle peut être octroyée, tout comme une indemnité forfaitaire mensuelle pour l’accès à internet et les frais téléphoniques.

En ce qui concerne l’indemnité forfaitaire mensuelle, il n’y a pas de condition de durée minimum de 6 heures pour le déplacement. Le montant pour les prestations régulières équivaut un certain nombre de fois l’indemnité journalière (maximum 16 fois pour des prestations à temps plein). (267,68 EUR / mois).

Également, à l’application de l’indemnité forfaitaire mensuelle, l’employeur ou un tiers ne peuvent indemniser les frais de repas ou les couvrir via un autre avantage.

L’indemnité forfaitaire mensuelle pour l’accès à internet et les frais téléphoniques ne peuvent pas être supérieurs à 60 EUR en cas d’occupation à temps plein. Attention : il est conseillable de la limiter à 40 EUR, le montant appliqué par l’ONSS pour l’utilisation professionnelle de la propre connexion internet et ordinateur.

Indemnité forfaitaire pour logement

Il existe en outre une indemnité forfaitaire complémentaire pour frais de séjour, destinée à couvrir les frais de logement. Les travailleurs (ou chefs d’entreprise) qui, dans le cadre de l’exercice de leur fonction, sont appelés à loger en Belgique hors de leur résidence peuvent prétendre à cette indemnité. Cette indemnité est octroyée si les conditions suivantes sont remplies de manière cumulative :

• le déplacement ne donne pas lieu à la prise en charge des frais de logement par l’employeur ou un tiers ;
• le déplacement ne donne lieu à aucun autre avantage de même nature.

À partir du 1er septembre 2017, le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de séjour s’élève à 125,50 € par nuit.

Cependant, l’indemnité forfaitaire journalière complémentaire pour frais de logement ne peut pas être accordée si le travailleur dispose d’un logement gratuit sur le lieu. L’octroi de l’indemnité de séjour forfaitaire précitée ne peut pas être cumulé avec le remboursement de frais de repas et de nuitée sur base de pièces justificatives.

Dans la mesure où les indemnités accordées dépassent les montants maximaux, elles constituent, en principe, une rémunération imposable. Ceci est également le cas si les déplacements professionnels ne sont pas conformes à la durée minimale.

L’octroi d’une indemnité de séjour supérieure, toujours exonérée, reste possible, à condition que l’employeur apporte la double suivante :

• l’indemnité est destinée à couvrir des frais qui lui sont propres ;
• l’indemnité est réellement consacrée à de tels frais.

Source: Circulaire 2018/C/8 relative aux indemnités des membres du personnel de la fonction publique fédérale – AR 13.07.2017 (MB 19.07.2017) – impact sur le secteur privé.