Indemnité pour déplacements de service intérieurs : nouveaux forfaits maximaux à partir du 1er octobre 2018

Vous pouvez accorder à votre travailleur une indemnité forfaitaire pour rembourser les frais encourus lors de ses déplacements professionnels en Belgique. Si l’indemnité n’excède pas l’indemnité accordée par le gouvernement à son personnel, ce montant est considéré comme des coûts non imposables propres à l’employeur, qui ne sont pas assujettis aux impôts et cotisations ONSS.

1. Forfaits fiscaux

Suite au dépassement de l’indice-pivot au mois d’août 2018, les indemnités forfaitaires octroyées par l’employeur en remboursement des frais de séjour en Belgique acceptées fiscalement seront adaptées à partir du 1er octobre 2018 selon le tableau ci-dessous :

Indemnité forfaitaire journalière pour frais de repas

Lorsque le personnel est obligé de se déplacer en Belgique dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, une indemnité pour frais de séjour visant à couvrir les frais de repas est accordée.

Cette indemnité sera accordée si les conditions suivantes sont remplies :

• le déplacement a une durée minimale de 6 heures ;
• le repas n’est pas pris en charge par l’employeur ou par un tiers (exemples : repas gratuit offert par un client ou un fournisseur, participation à une réunion ou à un séminaire où le repas est offert ou compris dans le prix d’inscription) ;
• il n’y a aucun autre avantage de toute nature couvrant ces frais de repas (exemple : titres repas).

Indemnité forfaitaire mensuelle pour frais de repas

Pour les travailleurs qui ont une fonction itinérante, une fonction dont la nature exige des déplacements de service réguliers, il est également possible de recourir à une indemnité forfaitaire mensuelle. Dans ce cadre, la condition de durée et de distance minimales ne s’applique pas.

Pour un travailleur à temps plein, l’indemnité mensuelle est égale à « un certain nombre de fois » le montant de l’indemnité journalière (17,06 EUR), avec un maximum absolu de 16 fois.

Pour les prestations à temps partiel, il convient d’appliquer un pro rata sur la base du taux d’occupation.

L’indemnité peut être octroyée quel que soit le nombre exact de voyages de service. Le forfait est alors associé à une fonction définie (qui implique des voyages de service réguliers) à pas à un nombre défini de voyages de service. Donc, si le travailleur ne voyage que 14 fois au cours d’un mois, cela n’affecte pas l’indemnité.

L’interdiction de cumul reste d’application, l’employeur ou un tiers ne peut en aucun cas indemniser les frais de repas d’une autre manière.

Si l’on n’opte pas pour une indemnité forfaitaire mensuelle et que le travailleur effectue plus de 16 voyages de service par mois, il est toutefois autorisé d’octroyer un nombre supérieur d’indemnités journalières selon les conditions stipulées ci-dessus.

Indemnité de logement

Il arrive qu’un travailleur doive rester loger quelque part dans le cadre du voyage de service. Ces frais peuvent également faire l’objet d’une indemnité forfaitaire supplémentaire par l’employeur. Les conditions suivantes doivent être remplies cumulativement :

• l’employeur ou un tiers ne peut pas prendre à sa charge ces frais de logement;
• le déplacement ne donne pas lieu à un autre avantage de la même nature.

2. ONSS

L’Office National de Sécurité Sociale applique ses propres principes concernant le remboursement des frais pour les déplacements de service nationaux. À cet égard, l’ONSS parle d’indemnités de déplacement qui ne sont pas indexées au 1^er octobre 2018.

Les montants applicables à l’heure actuelle sont les suivants :