Indemnité forfaitaire de bureau : l’équivalent d’un jour de travail

Un employeur peut octroyer aux travailleurs qui pratiquent le télétravail de manière structurelle et sur une base régulière pendant une partie substantielle de leur temps de travail une indemnité forfaitaire de bureau de 134,71 euros par mois.

Télétravail structurel

Le télétravail structurel concerne le télétravail effectué sur une base régulière et non sur une base occasionnelle.

Le télétravail ne peut être imposé aux travailleurs. Les travailleurs et les employeurs peuvent le faire volontairement.

Une convention écrite doit être établie pour chaque travailleur qui a recours au télétravail. Cette convention doit être établie pour chaque travailleur individuellement et avant le début du télétravail. Cette convention est jointe au contrat de travail.

Équipements

L’employeur est responsable de la fourniture, de l’installation et de l’entretien de l’équipement et de l’infrastructure nécessaires au télétravail.

Le travailleur peut également utiliser son propre équipement. Dans cette situation, l’employeur est tenu de supporter les coûts d’installation des programmes informatiques, les coûts de fonctionnement et les coûts d’amortissement et d’entretien.

En outre, l’employeur doit fournir une assistance technique au travailleur. En cas de panne ou de défaillance, le travailleur doit donc pouvoir faire appel à une assistance informatique.

Indemnités

Le 26 février 2021, le fisc a publié une circulaire clarifiant le remboursement par l’employeur des frais de bureau engagés par le travailleur et la mise à disposition d’équipements bureautiques/informatiques.

Un employeur peut octroyer une indemnité forfaitaire de bureau aux travailleurs qui effectuent du télétravail de manière structurelle et sur une base régulière pendant une partie substantielle de leur temps de travail.

Il s’agit, par exemple, des équipements suivants :

• l’utilisation d’un espace de bureau au domicile du travailleur ;
• le matériel d’impression et le matériel informatique (papier, clé USB, tapis de souris, encre, etc.) ;
• les fournitures de bureau (dossiers, blocs de cours, etc.) ;
• les fournitures de base comme l’eau, l’électricité, le chauffage ;
• l’entretien ;
• l’assurance ;
• le précompte immobilier ;
• le café, l’eau, les en-cas.

L’indemnité forfaitaire de bureau s’élève à 134,71 euros par mois (montant valable à compter du 1er février 2022).

Par télétravailler « de manière structurelle et sur une base régulière » l’on entend l’équivalent d’un jour de travail par semaine. Le fisc évalue ce critère sur une base mensuelle. Tant l’ONSS que le fisc considèrent que « l’équivalent d’un jour de travail par semaine sur une base mensuelle » est d’environ 8 heures par semaine, aussi bien pour les travailleurs à temps plein que pour les travailleurs à temps partiel. Nous pouvons illustrer cela à l’aide des exemples suivants :

Exemple n° 1 :

Un travailleur à temps plein avec l’horaire suivant télétravaille tous les vendredis (journée de travail de 6 h) :

S’il s’agit d’un régime de travail normal, l’équivalent d’un jour de travail par semaine n’est pas atteint et la condition de télétravail structurel sur base régulière n’est pas remplie.

Exemple n° 2 :

Un travailleur à temps partiel avec l’horaire suivant télétravaille le mercredi (journée de travail 6 h) :

S’il s’agit d’un régime de travail normal, l’équivalent d’un jour de travail par semaine n’est pas atteint et la condition de télétravail structurel sur base régulière n’est pas remplie.

Si l’équivalent d’un jour de travail par semaine n’est pas atteint, aucune indemnité forfaitaire de bureau exonérée de cotisations ONSS et de précompte professionnel ne peut être accordée au travailleur. Le remboursement des frais ne peut alors être considéré comme un remboursement des frais non imposable que si une double preuve est apportée que le remboursement sert à couvrir les frais propres de l’employeur et qu’il est effectivement dépensé à cet effet.

Ce qui précède ne concerne que l’indemnité forfaitaire de bureau. La condition de l’équivalent d’un jour de travail par semaine ne s’applique pas à :

• l’indemnité forfaitaire pour l’utilisation professionnelle d’une connexion internet et d’un abonnement privés (20 euros par mois) ;
• l’indemnité forfaitaire pour l’utilisation d’un ordinateur privé (20 euros par mois), d’un deuxième écran et/ou d’un scanner/une imprimante privés (5 euros par objet par mois) ;
• la mise à disposition par l’employeur de mobilier de bureau et matériel informatique.

Source : Avis écrit de l’ONSS et du SPF Finances.