Een transparanter mobiliteitsbudget door recente wetswijzigingen

1. Wat is het mobiliteitsbudget?

Wanneer een werkgever beslist om het mobiliteitsbudget in te voeren binnen de onderneming, kunnen werknemers hun bedrijfswagen of hun recht op een bedrijfswagen inruilen voor een mobiliteitsbudget.

Dat budget kunnen de werknemers vrij besteden in 3 pijlers rekening houdende met de bestedingsmogelijkheden aangeboden door de werkgever.

2. Berekening van het mobiliteitsbudget?

Het is voor de werknemer die zijn bedrijfswagen (of het recht erop) opgeeft, belangrijk om te weten hoeveel mobiliteitsbudget hij krijgt.

Het budget zou volgens de wet moeten overeenkomen met ‘de jaarlijkse bruto kosten van de bedrijfswagen (die de werknemer opgeeft voor de werkgever)’ (na aftrek van een eventuele eigen bijdragen van de werknemer).

Die kostprijs omvat naast de aankoopprijs (afschrijvingskost van 20% per kalenderjaar) of de leasingkost ook alle fiscale en parafiscale lasten en de daarmee gerelateerde kosten in het kader van het bedrijfswagenbeleid (bijvoorbeeld brandstofkosten, verzekeringskosten, de verschuldigde solidariteitsbijdrage, enz.). Dit wordt vaak ook de ‘Total Cost of Ownership’ (=TCO) genoemd.

Het budget bedraagt minimum € 3.000 en maximum één vijfde van het totale brutoloon (met een absoluut maximum van € 16.000 per kalenderjaar). Het is aan de werkgever om het precieze bedrag van het mobiliteitsbudget te berekenen.

Tot nog toe berekende de werkgever zelf het mobiliteitsbudget van de werknemer. Er waren geen precieze regels over hoe het mobiliteitsbudget moest worden berekend.

Op 29 september 2023 werd een koninklijk besluit gepubliceerd dat nu wel concrete regels over de berekening van het mobiliteitsbudget en het budget van de bestedingen in pijler 1 verder uitwerkt. Op die manier probeert de wetgever duidelijkheid en rechtszekerheid te bieden aan werkgevers en werknemers.

De regering laat de werkgever daarbij de keuze om het budget en het ‘bedrag van de bestedingen in pijler 1’ te berekenen op basis van werkelijke kosten of op basis van forfaitaire waarden:

• oftewel maakt de werkgever gebruik van een ‘werkelijke kostenformule’;
• oftewel maakt de werkgever gebruik van een ‘forfaitaire waardenformule’.

Voor zover de logica wordt toegepast voor alle werknemers kan de werkgever opteren voor de ‘forfaitaire waardenformule’ om het mobiliteitsbudget te berekenen en voor de ‘werkelijke kostenformule’ op het bedrag van pijler 1 te berekenen.

Het gebruik van een forfaitaire formule om het bedrag van de bestedingen in pijler 1 te bepalen, laat de werkgever toe een transparante en aanvaardbare berekening te maken van het bedrag dat hij ter beschikking kan stellen aan de werknemer voor de bestedingen in pijler 2 en van het saldo dat hij/zij later, na aftrek van de bestedingen in pijlers 1 en 2, moet uitbetalen in pijler 3.

Omdat het gebruik van deze formules optioneel is, zal de werkgever hierover duidelijk moeten communiceren aan zijn werknemers.

Hierna worden de verschillende berekeningsmethodes in detail toegelicht:

2.1 Het mobiliteitsbudget

De werkgever moet binnen de onderneming kiezen welke methode voor de berekening van het mobiliteitsbudget hij/zij hanteert. Deze methode zal moeten worden toegepast voor alle werknemers.

De werkgever heeft 2 opties:

• ofwel de methode van de “werkelijke kostenformule”;
• ofwel de methode van de “forfaitaire waardenformule”.

De methode die de werkgever opteert om het mobiliteitsbudget te berekenen, blijft gelden voor een periode van 3 jaar. Pas nadien kan de werkgever kiezen voor een andere methode. De akkoorden die al waren gesloten, blijven gelden tot dat zij ophouden uitwerking te hebben.

De werkgever heeft evenwel geen keuze wanneer het mobiliteitsbudget ook berekend moet worden voor werknemers die nog geen wagen hadden of voor werknemers die van functie veranderen waarbij geen gegevens beschikbaar zijn om de werkelijke kosten te berekenen. In dat geval zal de werkgever sowieso gebruik moeten maken van de ‘forfaitaire waardenformule’.

Indien de bepaalde kosten niet gekend zijn bij toekenning van het mobiliteitsbudget (bijvoorbeeld brandstofkosten of elektriciteitskosten), moet de werkgever het resterende budget in pijlers 2 en 3 vaststellen op een eigen inschatting. Zodra vervolgens de werkelijke kosten zijn gekend, moeten die worden verrekend in het mobiliteitsbudget.

Wanneer de werknemer een eigen bijdrage betaalt voor het persoonlijk gebruik van de wagen, moet deze in mindering worden gebracht van het mobiliteitsbudget.

De brandstofkosten voor beroepsverplaatsingen mogen worden in mindering gebracht van het mobiliteitsbudget op voorwaarde dat de werkgever de kosten van de werknemer voor verplaatsingen bovenop het mobiliteitsbudget vergoed.

2.2 Het bedrag van de bestedingen in pijler 1 (milieuvriendelijke bedrijfswagen)

3. Mobiliteitsrekening

Tenslotte wijzigt het besluit ook de regeling omtrent de mobiliteitsrekening. Voortaan moet het volledige mobiliteitsbudget virtueel ter beschikking worden gesteld aan de werknemer op een mobiliteitsrekening. Voordien moest het mobiliteitsbudget enkel na aftrek van het bedrag in pijler 1 (milieuvriendelijke bedrijfswagen met bijhorende kosten) ter kennis werden gebracht van de werknemer.

Deze wijzigingen treden in werking op 1 januari 2024.

Bron: Koninklijk besluit van 10 september 2023 tot uitvoering van artikelen 8, §5, en 12, §5, van de wet van 17 maart 2019 betreffende de invoering van een mobiliteitsbudget, en tot wijziging van het koninklijk besluit van 21 maart 2019 tot uitvoering van de wet van 17 maart 2019 betreffende invoering van een mobiliteitsbudget, BS 29 september 2023.