De digitale controlekaart C3.2A vanaf 1 januari 2025

Als je jouw werknemers om bepaalde redenen tijdelijk niet tewerk kan stellen, kan je tijdelijke werkloosheid inroepen. Om een uitkering te krijgen voor die dagen, moet jouw werknemer aan het einde van de maand waarin hij tijdelijk werkloos werd gesteld, een controlekaart (C3.2A) indienen bij zijn uitbetalingsinstelling.

Huidige regeling

Tot en met 31 december 2024 is er de mogelijkheid om de papieren C3.2A te gebruiken of om reeds de elektronische kaart te gebruiken wanneer dat is voorzien in een cao of arbeidsreglement of als de werkgever daarover een akkoord heeft gesloten met de werknemer.

Nieuwe regeling?

Vanaf 1 januari 2025 moet iedere werknemer, uitgezonderd de sector van de sociale werkplaatsen, de beschutte werkplaatsen en de maatwerkbedrijven, bij tijdelijke werkloosheid verplicht gebruik maken van een elektronische controlekaart. De elektronische controlekaart eC3.2 wordt dus verplicht voor:

• alle werknemers die tijdelijk werkloos worden gesteld (vanaf de eerste effectieve werkloosheidsdag);
• alle werknemers uit de bouwsector, ongeacht of ze tijdelijk werkloos worden gesteld of niet.

De elektronische controlekaart is voordelig voor de werkgever. De werkgever heeft immers minder administratie aangezien hij de kaarten niet meer moet afleveren aan de werknemers en ook niet meer moet inschrijven in een (elektronisch) validatieboek (vereist voor de niet-bouwfirma’s bij werkloosheid wegens slecht weer of om economische redenen).

Voor de werknemers is het dan weer belangrijk om de controlekaart steeds tijdig en correct in te vullen. De elektronische controlekaart zorgt er immers voor dat de RVA steeds zal kunnen controleren wanneer de kaart juist werd ingevuld (lees: al dan niet voor het begin van de arbeidsprestaties). De verantwoordelijkheid voor de correcte controlekaart wordt zo bij de werknemers gelegd.

De werknemer krijgt toegang tot de elektronische controlekaart via de portaalsite van de sociale zekerheid Controlekaart tijdelijke werkloosheid – Sociale Zekerheid (socialsecurity.be) of via de app eC3.2 (niet de app eC3 voor volledige werkloosheid).

Op de website van de sociale zekerheid staat ook een uitgebreide gebruikershandleiding. Het is aan te raden om deze door te nemen wanneer gestart wordt met het gebruik van de elektronische controlekaart eC3.2. Vooraleer de werknemer de toepassing kan gebruiken, moet hij een “verklaring op eer” afleggen waarin hij zich akkoord verklaart om vanaf de lopende of vanaf de volgende maand (en verder in de toekomst) enkel nog elektronisch te werken. Dat akkoord wordt overgemaakt aan de uitbetalingsinstelling en de RVA. De werkgever ontvangt van de RVA maandelijks in zijn eBox een overzicht van al zijn werknemers die de verklaring op eer hebben afgelegd en dus de elektronische controlekaart gebruiken.

Grensarbeiders en werknemers die nog niet over een Belgische eID beschikken en die gebruik wensen te maken van de eC3.2, moeten zich eerst persoonlijk aanmelden in een registratiekantoor of het plaatselijk RVA-kantoor.

PC 124 – bouwsector

De invoering van de elektronische controlekaart eC3.2 heeft een grote impact op de bouwsector (PC 124) omdat alle werknemers uit deze sector maandelijks een controlekaart moeten invullen, ongeacht of ze tijdelijk werkloos worden gesteld of niet. De Bouwunie pleit voor een latere invoering van de verplichting (pas vanaf 1 januari 2026) en een verlenging van de overgangsperiode. Momenteel is de RVA hier nog niet op ingegaan. Indien dit alsnog zou gebeuren, brengen we je op de hoogte in één van onze volgende nieuwsbrieven.

Uitzonderingen?

Er zijn twee tijdelijke uitzonderingsmogelijkheden tot 30 juni 2025:

1. Tijdelijke uitzondering op vraag van de werkgever

De werkgever kan de elektronische controlekaart weigeren, maar moet dit gemotiveerd aanvragen bij de RVA vóór de eerste werkloosheidsdag in 2025. Je moet de gemotiveerde aanvraag indienen bij het werkloosheidsbureau van de RVA van de maatschappelijke zetel waar jouw onderneming is gevestigd aan de hand van het formulier Afwijking eC3.2-werkgever: Afwijking eC3.2-werkgever | De Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening (rva.be). Je kan deze aanvraag indienen per post of via het contactformulier: Contact | De Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening (rva.be) (Werkgever > Tijdelijke werkloosheid, economische werkloosheid en weerverlet > Aanvraag overgangsregeling eC3.2 – verder gebruik van de papieren controlekaart C3.2A of C3.2A-BOUW). Als je de aanvraag indient via het contactformulier, moet je het volledig ingevulde en ondertekende formulier Afwijking eC3.2-werkgever toevoegen als bijlage.

Als werkgever moet je aan jouw werknemers laten weten dat je deze uitzondering hebt aangevraagd.

Deze uitzondering kan maar worden toegestaan voor een periode van 3 maanden. Deze periode kan nog verlengd worden met 3 maanden, maar is sowieso beperkt tot 30 juni 2025. Je kan een aanvraag voor een verlenging van de uitzondering op dezelfde wijze als een eerste aanvraag indienen. Dit moet gebeuren vóór de afloop van de vorige toegestane uitzondering of, indien er gedurende een maand geen tijdelijke werkloosheid in de onderneming zou zijn, vóór de eerste effectieve werkloosheidsdag gelegen na afloop van de vorige toegestane uitzondering. Je moet op het formulier Afwijking eC3.2-werkgever vermelden welke inspanningen je al hebt geleverd en welke bijkomende inspanningen je nog zal leveren om de werknemers te begeleiden in het gebruik en het correct invullen van de elektronische controlekaart eC3.2.

PC 124 – bouwsector

Aangezien de werknemers uit de bouwsector de controlekaarten moeten invullen vanaf de eerste dag van de maand en de papieren controlekaarten C3.2A-BOUW worden gedrukt en afgeleverd door Constructiv (het gaat om nominatieve kaarten waarop de gegevens van de werkgever en de werknemer zijn voorgedrukt), is het aangewezen dat de werkgevers uit de bouwsector die gebruik wensen te maken van de overgangsregeling, uiterlijk op 12 december 2024 de aanvraag tot afwijking indienen bij de RVA zodat Constructiv nog tijdig de nodige controlekaarten kan drukken.

2. Tijdelijke uitzondering op vraag van de werknemer

De werknemer kan de elektronische controlekaart ook weigeren wanneer hij hiervan nog nooit gebruik heeft gemaakt en verder wil werken met een papieren kaart. De aanvraag van de werknemer moet, in tegenstelling tot die van de werkgever, niet worden gemotiveerd, maar hij moet wel aan enkele formaliteiten voldoen.

Zo moet de werknemer de aanvraag aangetekend of tegen ontvangstbewijs meedelen aan de werkgever aan de hand van het formulier Kennisgeving aan de werkgever – Afwijking eC3.2: https://www.rva.be/formulieren-attesten/kennisgeving-aan-de-werkgever—afwijking-ec3.2.

De werknemer moet de uitzondering ook aanvragen bij het werkloosheidsbureau van de RVA bevoegd voor zijn woonplaats en bij zijn uitbetalingsinstelling uiterlijk de 30ste dag die volgt op de maand waarin de eerste werkloosheidsdag van 2025 gelegen is. Hij doet de aanvraag d.m.v. het formulier Afwijking eC3.2-werknemer: Afwijking eC3.2-werknemer | De Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening (rva.be), samen met het formulier Kennisgeving aan de werkgever – Afwijking eC3.2 met het bewijs van de aangetekende zending of het bewijs dat de werkgever voor ontvangst heeft getekend.

De werknemer kan deze aanvraag indienen per post of via het contactformulier: Contact | De Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening (rva.be) ((Werknemer > Tijdelijke werkloosheid-> Ik dien een aanvraag in om verder tijdelijk gebruik te maken van de papieren controlekaart C3.2A of C3.2A-BOUW).

Als de werknemer de aanvraag indient via het contactformulier van de RVA, moet hij het volledig ingevulde en ondertekende formulier Afwijking eC3.2-werknemer samen met het formulier Kennisgeving aan de werkgever – Afwijking eC3.2 of het bewijs van de aangetekende zending, als bijlage toevoegen bij de aanvraag.

Ook de werknemer kan de uitzondering aanvragen voor een periode van 3 maanden. Deze periode kan nogmaals worden verlengd met 3 maanden maar is sowieso beperkt tot 30 juni 2025. De verlenging kan worden aangevraagd op dezelfde wijze als een eerste aanvraag. Dit moet gebeuren uiterlijk op de 30ste dag van de maand volgend op de maand waarin jouw werknemer na afloop van de periode van de eerste toegestane uitzondering voor het eerst tijdelijk werkloos wordt gesteld.

Zolang je beroep doet op één van deze uitzonderingsmaatregelen, blijft het validatieboek wel verplicht (behalve in de bouwsector).

We raden je aan om vanaf 2025 over te stappen naar de elektronische controlekaart, omdat de uitzonderingsmogelijkheden tijdelijk en complex zijn.

Je kan jouw werknemers best nu al inlichten over de elektronische controlekaart zodat deze vanaf 1 januari 2025 vlot kan worden gebruikt. Werknemers in de bouwsector worden best vóór het kerstverlof geïnformeerd.

De RVA heeft op YouTube een instructiefilmpje geplaatst: Hoe werkt de elektronische controlekaart tijdelijke werkloosheid eC3.2? – YouTube.

Meer informatie is ook beschikbaar op de website van de RVA via De elektronische controlekaart eC3.2 (rva.be) en Controlekaart tijdelijke werkloosheid vanaf 1 januari 2025 enkel nog digitaal | De Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening (rva.be).

Hoe moet de werknemer de eC3.2 invullen?

1. Werkgever kiezen. De werknemer dient de eC3.2 correct in te vullen vanaf de eerste dag werkloosheid van de maand tot en met het einde van de maand. In de bouwsector moet de werknemer de kaart altijd invullen. Arbeid als zelfstandige of arbeid bij een andere werkgever moet enkel ingevuld worden op de kaart van de werkgever waarbij de werknemer tijdelijk werkloos is.
2. Maand kiezen
3. Dagen selecteren: de werknemer moet de dag selecteren en klikken op ‘Geselecteerde dagen aanpassen’.
4. Invullen: de werknemer moet voor elke dag het volgende invullen:
5. ‘Arbeid bij X’ voor gewerkte dagen bij de werkgever waar de werknemer in die maand tijdelijk werkloos wordt gesteld;
6. ‘Arbeid niet bij X’ (i) voor dagen waarop de werknemer als zelfstandige werkt of onregelmatig bij een andere werkgever op dagen waarop de werknemer normaal gezien wel werkt bij X of dagen waarop de werknemer niet werkt voor X of (ii) voor dagen waarop de werknemer werkt bij een tweede gebruikelijke werkgever;
7. ‘Vakantie’, ‘Arbeidsongeschikt’ of ‘Andere situatie’ indien van toepassing;
8. Er moet niets aangeduid worden op dagen tijdelijke werkloosheid;
9. Klikken op ‘bewaren’.
10. Verzenden: op het einde van de maand stuurt de werknemer de controlekaart door naar de uitbetalingsinstelling door te klikken op ‘Controlekaart verzenden’.

Bron: www.rva.be en Meeste bouwvakkers nog niet overgeschakeld op digitale 'dopkaart', bouwsector waarschuwt voor problemen | VRT NWS: nieuws.