Bedrijfsfiets moet verplicht vermeld worden op de fiscale fiche

Indien u een bedrijfsfiets toekent aan uw werknemer of bedrijfsleider, dan vormt die toekenning in hoofde van die werknemer of bedrijfsleider een vrijgesteld voordeel, op voorwaarde dat de bedrijfsfiets effectief gebruikt wordt in het kader van het woon-werkverkeer én op voorwaarde dat de werknemer of de bedrijfsleider in de personenbelasting kiest voor de forfaitaire aftrek van beroepskosten.

Vanaf inkomstenjaar 2024 moet het bedrag van dat voordeel verplicht op de fiscale fiche vermeld worden. Zo heeft de fiscus alle gegevens om het voordeel te belasten bij werknemers die hun werkelijke beroepskosten bewijzen.

Deze wijziging heeft voor alle duidelijkheid geen enkele invloed op de maandelijkse loonberekening, want het voordeel van de bedrijfsfiets blijft onder dezelfde voorwaarden als vroeger vrijgesteld van bedrijfsvoorheffing.

Deze verandering vraagt enkel een administratieve aanpassing, want er zal voor elke bedrijfsfiets een schatting gemaakt moeten worden van het voordeel. De raming moet gebeuren op basis van de werkelijke waarde van het voordeel. In hun circulaire (2024/C/22) geeft de fiscus een aantal voorbeelden en uitleg over waar er specifiek rekening mee gehouden moet worden bij de vaststelling van die werkelijke waarde.

In hoofdzaak moet er gekeken worden naar de aankoop- of de leasekosten van de fiets, met inbegrip van de toebehoren en diensten (zoals onderhoud en verzekering). Ook de btw moet steeds meegeteld worden. In geval van een aankoop wordt de aankoopprijs van de fiets en toebehoren gespreid over vijf jaar gerekend. Gaat het om een leasefiets dan wordt de huur die je als werkgever betaalt op jaarbasis gerekend.

Gelieve aan uw dossierbeheerder ten laatste op 15/11/2024 voor elke bedrijfsfiets de door u berekende werkelijke waarde door te geven, op die manier kunnen wij op een correctie manier de fiscale fiche invullen voor inkomstenjaar 2024.

Waarover gaat het?

Vanaf het inkomstenjaar 2024 moeten de fiscale fiches (nrs. 281.10 en 281.20) melding maken van:

1. de werkelijke waarde van de bedrijfsfiets die ter beschikking wordt gesteld door de werkgever;
2. het totaalbedrag van de fietsvergoedingen.

Op de fiche ‘10’ worden in het vak 14 de volgende lijnen toegevoegd:

• d) Verplaatsingen met een rijwiel of speed pedelec en
• e) Voordeel ontstaan uit de terbeschikkingstelling van een rijwiel of speed pedelec.

Voor fiche ‘20’ (bedrijfsleiders) zal er een nieuw vakje komen.

Welke fietsen?

De nieuwe ficheverplichting is van toepassing voor:

• bedrijfsfietsen (via leasing) die in het kader van een cafetariaplan, flexibel verloningsplan of ‘on top’ (bovenop het salaris) worden toegekend;
• deelfietsen;
• bedrijfsfietsen die door de werkgever worden aangekocht en die door de werknemer of bedrijfsleider mogen worden gebruikt voor woon-werkverplaatsingen.

Het doel?

Werknemers en bedrijfsleiders die ervoor geopteerd hebben om hun werkelijke beroepskosten aan te geven, moeten vanaf 2024 in de personenbelasting worden belast op het voordeel van de bedrijfsfiets en de fietsvergoeding.

Voor werknemers en bedrijfsleiders, die kiezen voor een forfaitaire aftrek van beroepskosten, heeft deze vermelding op de fiscale fiche dus geen impact.

Hoe moet het voordeel worden berekend?

De werkelijke waarde van het voordeel moet worden vermeld, rekening houdend met:

• de aard van het aanbod: het voordeel zal verschillen naargelang de verkrijger enkel over een fiets beschikt of daarbovenop ook nog andere diensten geniet;
• de grootte van het aanbod: het voordeel zal uiteraard verschillen naargelang de verkrijger permanent of slechts beperkt over de fiets beschikt;
• de waarde van het aanbod: het voordeel zal verschillen naargelang de waarde die steeds inclusief btw moet worden vastgesteld;
• de vaststelling van het voordeel: het is aan de werkgever om, voor elk geval afzonderlijk op basis van de feitelijke omstandigheden, het voordeel vast te stellen op zijn werkelijke waarde voor de verkrijger, zodat het overeenstemt met de door hem gerealiseerde besparing.

Voorbeelden in de circulaire:

1) Een werkgever leaset een fiets. De fiets maakt deel uit van een pool zonder te zijn toegewezen aan een specifieke werknemer. De werknemer kan het volledige jaar, telkens wanneer hij dat wil, beschikken over de fiets.

Er kan worden aanvaard dat het voordeel wordt vastgesteld op basis van de door de werkgever gedragen kosten. Het gaat in principe om de huur betaald door de werkgever voor het volledige jaar.

2) Een werkgever koopt een elektrische fiets en stelt deze permanent ter beschikking aan zijn werknemer (waarde: 3.000 euro), evenals de toebehoren (waarde: 500 euro). De werkgever neemt de herstellings- en onderhoudskosten (overeenkomst van 80 euro per jaar) ten laste. De werknemer beschikt het hele jaar door over de fiets bij hem thuis. Er kan worden aanvaard dat het voordeel wordt vastgesteld op basis van de aankoopprijs van de fiets en de toebehoren gespreid over 5 jaar, zijnde de economische levensduur van de fiets, waaraan de kosten van de herstellings- en onderhoudsovereenkomst worden toegevoegd.

1. VAA = (3.000 euro + 500 euro = 3.500 euro) / 5 = 700 euro per jaar.
2. Onderhouds- en reparatiecontract (80 euro per jaar). Totaal = 780 euro.
3. Wanneer de fiets ter beschikking wordt gesteld vanaf 01.07.2024, zal het bedrag van het voordeel als volgt worden toegewezen:

• Aanslagjaar 2025 (inkomsten 2024): 780 X 184/366 = 392,13 euro.
• Aanslagjaar 2026 (inkomsten 2025) en nadien: 780 euro.

Wat als werknemers en bedrijfsleiders kiezen om de werkelijke beroepskosten te bewijzen?

Deze werknemers en bedrijfsleiders zijn uitgesloten van de vrijstellingsregeling. Zij mogen een kostenforfait per afgelegde kilometer toepassen voor het gebruik van de fiets in het kader van verplaatsingen tussen de woonplaats en de plaats van tewerkstelling.

Voor aanslagjaar 2025 (inkomsten 2024) bedraagt het geïndexeerde bedrag van dit kostenforfait 0,35 euro per afgelegde kilometer. De werkelijk gemaakte kosten voor het gebruik van de fiets in het kader van de verplaatsingen tussen de woonplaats en de plaats van tewerkstelling zijn, indien bewijs voorhanden is, in principe volledig aftrekbaar van de belastbare grondslag van de belastingplichtige.

Voorbeeld:

Mevrouw C. legt tijdens het belastbaar tijdperk 2024 (aanslagjaar 2025) woon-werkverkeer af met de fiets voor een totale afstand van 8.000 km. Haar werkgever betaalt haar hiervoor een fietsvergoeding van 3.200 euro (namelijk 0,40 euro x 8.000 km). Mevrouw C. kiest ervoor om haar werkelijke kosten aan te geven (aanslagjaar 2025), maar is niet in staat om het bewijs te leveren van de werkelijk gemaakte kosten voor haar woon-werkverkeer met de fiets:

• 3.200 euro (0,40 euro x 8.000 km) – beroepsinkomen (belastbaar)
• 2.800 euro (0,35 euro x 8.000 km) – forfaitaire kostenaftrek.

Bron: Circulaire 2024/C/22 over de vrijstelling van de fietsvergoeding en het voordeel dat voortvloeit uit de terbeschikkingstelling van een bedrijfsfiets, alsook over de beroepskosten verbonden aan het gebruik van de fiets woon-werkverkeer.