Forfaitaire kantoorvergoeding: het equivalent van één werkdag

Een werkgever kan aan werknemers die structureel en op regelmatige basis een substantieel deel van hun arbeidstijd telewerken een forfaitaire kantoorvergoeding toekennen van € 134,71 per maand.

Structureel telewerk

Structureel telewerk betreft telewerk dat op regelmatige basis en niet incidenteel wordt uitgevoerd.

Telewerk kan niet aan werknemers worden opgelegd. Werknemers en werkgevers kunnen hier vrijwillig voor kiezen.

Er moet een schriftelijke overeenkomst worden opgemaakt voor iedere werknemer die gebruik maakt van telewerk. Deze overeenkomst moet voor elke werknemer afzonderlijk en vóór de aanvang van het telewerk worden opgemaakt. De overeenkomst wordt bij de arbeidsovereenkomst gevoegd.

Apparatuur

De werkgever is verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen, het installeren en het onderhouden van de voor telewerk benodigde apparatuur en infrastructuur.

De werknemer kan ook zijn eigen uitrusting gebruiken. De werkgever is in deze situatie verplicht de installatiekosten van de informaticaprogramma’s, de werkingskosten en de afschrijvings- en onderhoudskosten ten laste te nemen.

Bovendien moet de werkgever zijn werknemer technisch bijstaan. In geval van storingen of defecten moet de werknemer dus een beroep kunnen doen op IT-ondersteuning.

Kostenvergoeding

De fiscus heeft op 26 februari 2021 in een circulaire de terugbetaling door de werkgever van kantoorkosten van de werknemer en de terbeschikkingstelling van kantoor/informaticamaterieel verduidelijkt.

Een werkgever kan aan werknemers die structureel en op regelmatige basis een substantieel deel van hun arbeidstijd thuis werken een forfaitaire kantoorvergoeding toekennen.

Het gaat bijvoorbeeld om:

• het gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis;
• printer- en computermateriaal (papier, USB-stick, muismatje, inkt…);
• kantoorbenodigdheden (mappen, cursusblokken…);
• nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming;
• onderhoud;
• verzekering;
• onroerende voorheffing;
• koffie, water, versnaperingen.

Het bedrag van de forfaitaire kantoorvergoeding bedraagt € 134,71 per maand (bedrag geldig vanaf 1 februari 2022).

Onder ‘structureel en op regelmatige basis’ thuiswerken wordt verstaan: het equivalent van één werkdag per week. De beoordeling hiervan gebeurt op maandbasis. Zowel door de RSZ als de fiscus wordt ‘het equivalent van één werkdag per week op maandbasis” gezien als ongeveer 8u per week, zowel voor voltijdse als deeltijdse werknemers. We kunnen dit illustreren aan de hand van volgende voorbeelden:

Voorbeeld 1:

Een voltijdse werknemer met het volgende uurrooster, doet elke vrijdag (werkdag van 6u) aan telewerk:

Wanneer dit het normale arbeidsregime is, wordt het equivalent van één werkdag per week niet bereikt en is niet voldaan aan de voorwaarde van structureel en regelmatig telewerk.

Voorbeeld 2:

Een deeltijdse werknemer met het volgende uurrooster, doet aan telewerk op woensdag (werkdag van 6u):

Wanneer dit het normale arbeidsregime is, wordt het equivalent van één werkdag per week niet bereikt en is niet voldaan aan de voorwaarde van structureel en regelmatig telewerk.

Indien niet voldaan is aan het equivalent van één werkdag per week, kan er geen forfaitaire kantoorvergoeding vrij van RSZ-bijdragen en bedrijfsvoorheffing worden toegekend aan de werknemer. De terugbetaling van de kosten kan dan enkel als een niet-belastbare kostenvergoeding worden aangemerkt, op voorwaarde dat het dubbele bewijs wordt geleverd dat de vergoeding dient tot het dekken van eigen kosten van de werkgever en dat ze daar ook daadwerkelijk aan wordt besteed.

Bovenstaande heeft enkel betrekking op de forfaitaire kantoorvergoeding. De voorwaarde van het equivalent van één werkdag per week geldt niet voor:

• de forfaitaire vergoeding voor het professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en –abonnement (€ 20 per maand);
• de forfaitaire vergoeding voor het professioneel gebruik van een privécomputer (€ 20 per maand), een eigen tweede computerscherm en/of printer/scanner (€ 5 per item per maand);
• de terbeschikkingstelling door de werkgever van kantoormeubilair en informaticamateriaal.

Bron: Schriftelijke adviezen RSZ en FOD Financiën.