Nieuwe ficheverplichting voor kosten eigen aan de werkgever vanaf inkomstenjaar 2022

In ons artikel van 9 december 2021 gaven we u al mee dat de fiscus meer inzage wilt krijgen op de bedragen die circuleren op het vlak van terugbetaling van forfaitaire kostenvergoedingen en op vlak van de terugbetalingen aan de hand van bewijsstukken.

Ter opfrissing: er bestaan 3 types van terugbetalingen van kosten eigen aan de werkgever:

1. Werkelijke terugbetaling van kosten op basis van bewijsstukken (vb. btw-bonnetjes, of parkeertickets die u terugbetaalt): tot en met inkomstenjaar 2021 mocht de werkgever zich voor dit type nog beperken tot de vermelding ‘JA bewijsstukken’ maar vanaf 2022 dienen dus ook de bedragen vermeld te worden.

2. Onkostenvergoedingen die terugbetaald worden aan de hand van vaste forfaits van de overheid zoals thuiswerkvergoedingen, verplaatsingsvergoedingen: tot en met inkomstenjaar 2021 mocht de werkgever zich nog beperken tot de vermelding ‘JA ernstige normen’ maar dit wijzigt dus ook vanaf 2022

3. Een totaal forfaitaire onkostenvergoeding (dit zijn kostenvergoedingen niet gebaseerd op bewijsstukken of ernstige normen): hier wijzigt er niets want ook voor 2021 moest u al het werkelijk terugbetaalde bedrag vermelden.

Indien u onkostenvergoedingen toekent aan uw werknemers of bedrijfsleiders dan raden wij u aan om deze via de loonverwerking te vergoeden zodanig dat al deze bedragen in het juiste vak op de fiscale fiches van uw werknemers of bedrijfsleiders verschijnen.

Indien u de terugbetaling van onkosten op basis van bewijsstukken niet via de payroll wenst terug te betalen maar via een rechtstreekse uitbetaling aan uw werknemer of bedrijfsleider, dan geeft u deze bedragen ook best door aan uw dossierbeheerder zodanig dat wij deze kunnen boeken op de loonbrief onder een informatieve code (= geen daadwerkelijke uitbetaling want dit verliep reeds via een ander kanaal, maar de bedragen zullen wel op de fiscale fiche verschijnen onder de juiste rubriek).