Telewerken in tijden van corona: waarop moet u letten?

De Nationale Veiligheidsraad heeft de voorbije weken heel wat maatregelen genomen om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan. Een belangrijke maatregel betreft het verplichte “telethuiswerk” in niet-essentiële ondernemingen voor alle personeelsleden wiens functie zich ertoe leent en dit ongeacht de grootte van de onderneming. Voor de functies waar telewerk niet mogelijk is in deze ondernemingen, moeten werkgevers de nodige maatregelen nemen om de naleving van de regels van social distancing te garanderen.

Voor bedrijven van de cruciale sectoren en de essentiële diensten, gelden er specifieke regels. Deze bedrijven en diensten zijn noodzakelijk voor de bescherming van de vitale belangen van de Natie en de behoeften van de bevolking en kunnen verder blijven functioneren. Ook voor deze bedrijven wordt geadviseerd om, in de mate van het mogelijke, het systeem van telethuiswerk en de regels van social distancing voor hun werknemers toe te passen.

Gelet op de uitzonderlijke omstandigheden kunnen ondernemingen die als gevolg van de overheidsmaatregelen tegen de verspreiding van het coronavirus voor het eerst telewerk hebben ingevoerd hiervoor een beroep doen op het stelsel van het occasioneel telewerk. De huidige coronasituatie en de overheidsmaatregelen kunnen gezien het onvoorzienbaar en dwingend karakter als een geval van overmacht beschouwd worden. Hierdoor krijgen werkgevers en werknemers de mogelijkheid om op een pragmatische wijze afspraken te maken over de organisatie en de regeling van het telewerk.

Wenst u discussies met uw werknemers te vermijden, dan kan u er natuurlijk voor kiezen om toch bepaalde afspraken over de modaliteiten van het occasioneel telewerk op papier te zetten via een tijdelijke bijlage bij de arbeidsovereenkomst.

Indien u dat wenst kan u ook van de gelegenheid gebruik maken om voor uw onderneming een algemeen kader inzake occasioneel telewerk uit te werken dat ook in de toekomst nog nuttig kan zijn in andere situaties, bijvoorbeeld bij stakingen van het openbaar vervoer of bij extreme weersomstandigheden.

In dit kader legt u dan de modaliteiten voor occasioneel telewerk voor uw onderneming vast. Het betreft onder meer:

• de functies en/of activiteiten binnen de onderneming die verenigbaar zijn met occasioneel telewerk;
• de procedure om het occasioneel telewerk aan te vragen en toe te staan;
• de eventuele terbeschikkingstelling door de werkgever van de voor occasioneel telewerk benodigde apparatuur en technische ondersteuning;
• de eventuele bereikbaarheid van de werknemer tijdens het occasioneel telewerk;
• de eventuele vergoeding door de werkgever van de kosten verbonden aan het occasioneel telewerk.

Een kader voor occasioneel telewerk wordt door de onderneming ingevoerd via een ondernemingscao of via een bijlage bij het arbeidsreglement.

Werknemers die telewerken, genieten dezelfde rechten en plichten als werknemers die het werk in de onderneming uitvoeren. De werknemer organiseert zijn werk binnen het kader van de in de onderneming geldende arbeidsduur. De werknemers die telewerken zullen dus hetzelfde aantal werkuren zoals voorzien in hun werkrooster moeten respecteren.

Moet u als werkgever een extra vergoeding voorzien voor werknemers die telewerken?

Wanneer u in het verleden ondernemingsafspraken had gemaakt over telewerken en het betalen van vergoedingen voor de kosten die werknemers hiervoor maken, dan moeten deze afspraken ook nu nageleefd worden.

Zijn er geen specifieke afspraken over telewerk binnen uw onderneming van toepassing, dan moet u wel rekening houden met de algemene regeling dat werkgevers verplicht zijn om de voor de uitvoering van het werk noodzakelijke hulpmiddelen en materialen ter beschikking te stellen. Dit houdt in dat de werkgever verantwoordelijk is voor het beschikbaar stellen, het installeren en het onderhouden van de voor het telewerk benodigde apparatuur en dat hij de kosten vergoedt of betaalt van de verbindingen en de communicatie die verband houden met het telewerk.

Daarnaast heeft u als werkgever nog de mogelijkheid om een kostenvergoeding toe te kennen aan de werknemers die ingevolge de coronamaatregelen van thuis uit werken.

Zo kan er een forfaitair bedrag aan de telewerkers toegekend worden als bureaukosten (bijvoorbeeld voor verwarming, elektriciteit, klein bureaumateriaal, enz.). Deze bureauvergoeding kan uitzonderlijk ook vrij van RSZ worden toegekend aan werknemers die omwille van de coronamaatregelen van thuis uit moeten werken zonder dat er een formele telewerkovereenkomst werd gesloten. De RSZ aanvaardt hiervoor een maandelijks forfait van maximaal € 126,94. Met ingang van 1 april 2020 werd deze forfaitaire bureauvergoeding verhoogd tot maximaal € 129,48 per maand.

Werkgevers die voorafgaand aan de coronamaatregelen reeds een kostenvergoeding wegens thuiswerk toekenden van 10% van het brutoloon dat betrekking heeft op de thuis geleverde prestaties, moeten wel opletten. Een vergoeding van 10% van het volledige brutoloon voor werknemers die nu uitzonderlijk volledig telewerken, zal immers niet aanvaard worden.

Voor het fiscale aspect kan een werkgever die omwille van de coronamaatregelen tijdelijk een bureauvergoeding wil toekennen aan alle werknemers die van thuis uit moeten werken, hiervoor een voorafgaande beslissing (ruling) aanvragen bij de FOD Financiën. De fiscus stelt hiervoor een apart aanvraagformulier ter beschikking op www.ruling.be dat per e-mail ingediend moet worden via dvbsda@minfin.fed.be.

Daarnaast kan u aan uw werknemers die telewerken nog een bijkomende kostenvergoeding voor computermateriaal geven. Deze vergoeding kan vrij van RSZ en belastingen worden toegekend indien de vergoeding maximaal € 20 per maand bedraagt voor het gebruik van de eigen computer en maximaal € 20 per maand voor het gebruik van de eigen internetverbinding.

Wenst u als werkgever nog andere kosten terug te betalen aan werknemers die telewerken tijdens de coronaperiode, bijvoorbeeld voor het gebruik van hun eigen telefoon, dan zal u zich hiervoor moeten baseren op de werkelijke kosten. Hiervoor gelden immers geen algemene forfaits.

Bron: FOD WASO FAQ COVID-19, Administratieve instructies RSZ – 2020/1; www.ruling.be.